(oorspronkelijk gepubliceerd op 20-10-2014)

Onlangs hoorde ik weer tijdens mijn bijeenkomst over werknemers met geldzorgen: er is vaak nog onvoldoende overleg tussen HR en de salarisadministratie. Maar dit is onmisbaar als je wil besparen op loonkosten.

De waarde van de HR manager

Een HR manager wordt vaak gezien als de “People Manager”. Maar de HRM-er zal – mede door het veranderende economische en maatschappelijke klimaat – steeds meer zijn meerwaarde moeten laten zien met cijfers. Daarom is proactief sturen essentieel.

Besparen op loonkosten: haal informatie bij de salarisadministratie

De HRM-er is druk met werving & selectie, met arbeidsvoorwaarden, met procedures, met scholing, enzovoorts. Hij probeert de vinger aan de pols te houden bij leidinggevenden en werknemers. Is bezig met het werken aan de verzuimcijfers. En probeert daarin met name grip te krijgen op het zwarte en grijze verzuim. Besparen kan op veel manieren, maar het besparen op loonkosten verdient zich relatief snel terug!

HR heeft sturingsinformatie nodig

Als je als HRM-er wil besparen op loonkosten, is het grijze en zwarte verzuim dan niet één van de eerste onderwerpen op je agenda? Wil je dan over de (frequente) verzuimers niet alle informatie, alle cijfers hebben die er zijn binnen de organisatie, die kunnen helpen om het verzuim te laten dalen?

Waar laat HR euro’s liggen?

Loonbeslag lijkt wel een taboe in organisaties. HR is vaak niet op de hoogte, als er een loonbeslag gelegd is. Met name in grotere organisaties is dit aan de orde. De salarisadministratie ziet het als zijn taak om het loonbeslag keurig af te handelen. En HR beseft zich onvoldoende dat dit essentiële sturingsinformatie is. En dus blijft overleg uit. En daarmee de kans op een kostenbesparing.

Sturen op basis van feiten

De HRM-er zal moeten sturen op basis van feiten; een “onderbuikgevoel” over een medewerker is meestal geen goede aanleiding voor een goed gesprek met een medewerker. Een loonbeslag is echter een heel duidelijk signaal dat de werknemer een probleem heeft, dat wellicht invloed heeft op werk, verzuim en/of re-integratie.

Het is eigenlijk heel eenvoudig…

Stap 1: Vraag een lijst op met alle lopende loonbeslagen bij de salarisadministratie.

Stap 2: Leg deze lijst naast het verzuimpatroon van de betreffende werknemers. Zijn er overeenkomsten? Gebruik deze feiten dan als startpunt voor een gesprek met de werknemer en/of diens leidinggevende. En vraag hoe je als werkgever je werknemer kunt helpen om weer te kunnen focussen op werk of re-integratie.

Stap 3: Bied concreet hulp aan.

Hoeveel bespaar ik hiermee voor de organisatie?

Een medewerker met financiële problemen kost per jaar volgens onderzoek van het Nibud 20% aan productiviteitsverlies en 9 verzuimdagen. Met de inzet van een goede interventie bespaar je dus:

– 20% loonkosten

– 9 verzuimdagen (grijs verzuim)

Ter indicatie: Voor een medewerker met een modaal inkomen (€2.585 bruto per maand in 2014) is dit:

– €6204 loonkosten t.g.v. productiviteitsverlies

– €1450 loonkosten t.g.v. grijs verzuim

Totaal dus een besparing van € 7654 per jaar!